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Sezione amministrativa - IV. Uffici e officine

Sezione amministrativa - IV. Uffici e officine (1845 - 2006)

943 unità archivistiche di primo livello collegate

Titolo

Metri lineari: 50.0

Consistenza archivistica: 327 bb; 940 fascicoli, 16 registri

Il titolo raccoglie la documentazione riguardante l'istituzione e la gestione dei diversi servizi e uffici dell'ente. La chiusura di molte delle voci del titolo è conseguenza della cessazione di alcuni servizi interni dell'Ospedale e delle diverse modalità adottare per la fornitura di tali servizi non più garantiti da strutture interne all'Ospedale; ciò è accaduto per latteria, macelleria, mulino, prestino, il servizio di mensa.

Storia archivistica:

Il titolo Uffici e officine della Sezione amministrativa trova il suo antecedente nella parte antica dell’archivio dell’Ospedale Maggiore, secondo la cesura operata da Pio Pecchiai nei primi decenni del secolo XX. La struttura del titolo, nelle sue articolazioni, differisce notevolmente da quella del suo corrispettivo “ante 1864”; ovviamente anche l’organizzazione degli uffici amministrativi ha subito notevoli modificazioni nel corso degli anni. Dal Regolamento amministrativo del 1865, per la “trattazione degli affari” vennero istituiti un ufficio di Presidenza e quattro sezioni, di cui una per il servizio sanitario. Ciascuna sezione era diretta da due o più consiglieri scelti dal Presidente del Consiglio degli istituti ospedalieri. “Il presidente e i Consiglieri capi di sezione nell’esercizio delle loro funzioni erano coadiuvati da un Segretario generale all’Ufficio della Presidenza e da un segretario per ciascuna delle quattro sezioni. Gli organi di gestione del Consiglio erano all’epoca i seguenti Uffici speciali: Protocollo e spedizione, Archivio, Ragioneria, Economato, Cassa, Ingegneri, Consulente legale. Tale organizzazione risulta modificata già nel Regolamento del 1872, dove, per la trattazione degli affari, vennero istituite due Divisioni, la prima per l’amministrazione del patrimonio e l’altra per l’erogazione della beneficenza; ciascuna divisione fu a sua volta suddivisa in due sezioni. Dirigevano le Divisioni quattro consiglieri, cui erano assegnati un segretario e un vice segretario di concetto. Gli uffici di gestione del Consiglio rimasero i medesimi con l’aggiunta dell’ufficio del notaio. Il regolamento successivo del 1887 non apportò modifiche sostanziali nell’organizzazione amministrativa, vide però l’incremento degli uffici di gestione con l’aggiunta di quello delle “Agenzie di campagna” (art. 100).
Una tale organizzazione subì sostanziali modificazioni nel 1908 con la riforma della composizione del Consiglio degli Istituti ospedalieri (DR 22 marzo 1908) e nel 1911 – 1912 con la riforma del regolamento amministrativo (1). Le riforme interessarono anche l’antica divisione tra personale d’ordine e personale di concetto: si stabilì pari “dignità” tra gli uffici, le differenze tra impiegati dipesero dalle mansioni a loro attribuite e dai requisiti richiesti per occupare una certa posizione. Con il nuovo regolamento le “Divisioni” divennero quattro: Presidenza, Legale, Tecnica, Finanziaria; la prima fu presieduta dal Presidente del Consiglio degli Istituti ospedalieri, le altre tre vennero dirette da uno o più consiglieri delegati. A ogni divisione fu assegnato un segretario. Il segretario della prima divisione ebbe la qualifica di segretario generale. Dalle quattro divisioni dipesero i diversi uffici di gestione: Protocollo e spedizione, Archivio, Biblioteca dalla Presidenza; Ufficio di spedalità e Ufficio di registrazione dalla Divisione legale; l’Ufficio tecnico dalla Divisione tecnica; Ragioneria, Economato, Ufficio di cassa dalla Divisione finanziaria.
Altre modificazioni saranno applicate nel Regolamento amministrativo approvato nel 1929 (2): “L’Amministrazione degli Istituti ospitalieri di Milano, ferma la responsabilità collegiale del Consiglio ai sensi di legge, all’infuori di quanto è specialmente riservato in appresso alla Presidenza”, venne divisa in quattro “Riparti”: 1. Patrimoniale, 2. Patrimonio mobiliare e liquidazioni ereditarie, 3. Affari legali e spedalità, 4. Gestione della beneficenza. Ogni riparto venne diretto da uno più consiglieri delegati e a ciascun riparto venne assegnato un segretario. Gli Uffici amministrativi di gestione dipendenti dai riparti erano: Ragioneria, Ufficio di cassa, l’Ufficio d’archivio e protocollo (diviso in tre sezioni: Archivio storico, archivio amministrativo, protocollo e rubricazione), Biblioteca, Ufficio tecnico, Economato, Farmacia, Ufficio di registrazione.
La documentazione qui di seguito inventariata giunge ad estremi cronologici molto avanzati: si è infatti scelto di non creare, come per gli altri titoli fino ad ora inventariati, una sezione di deposito dal 1967 in avanti, dal momento che questo titolo, chiuso “ufficialmente” nel 2006 con l’inizio dell’applicazione del protocollo informatico e del nuovo titolario, presentava numerose voci chiuse ormai da tempo. Si è scelto perciò di lasciare un’unica serie, chiusa al 2006, e di porre gli opportuni limiti di consultazione per la documentazione successiva al 1967.

NOTE:
(1) Si veda lo “Statuto organico dell’Ospedale Maggiore di Milano decreto reale 22 marzo 1908 che riforma la composizione del Consiglio. Regolamento interno del Consiglio. Regolamento generale amministrativo. Regolamento speciale per le Divisioni e i segretari. Norme speciali per l’Ufficio d’Archivio. Regolamento interno per la Biblioteca” (Milano 1913).
(2) Si veda “Regolamenti generale amministrativo, sanitario interno, di segreteria, d’Ufficio tecnico, di Biblioteca e d’Archivio” (Milano 1929).

Nota dell'archivista:

Il presente intervento ha voluto mantenere, quando possibile, l’articolazione e l’intitolazione originaria dei fascicoli.
Si sono comunque resi necessari alcuni interventi di riordino qui sotto descritti:
- la ricostituzione di molti fascicoli in base alla classificazione originaria, dal momento che interventi precedenti avevano organizzato le pratiche cronologicamente, prescindendo dalla classificazione indicata;
- razionalizzazione delle voci ridondanti;
- creazione di nuovi fascicoli per quelle voci che presentavano una classificazione troppo generica applicata soprattutto negli anni settanta – ottanta (si veda in particolare la sottoclasse “Raccolta d’arte”).
- reinserimento delle pratiche relative al personale, che erano state trasferite sotto il titolo “Personale” creato nel 1950, nella distinta alfabetica dei dipendenti insieme a tutto il resto dei dipendenti ospedalieri. In questa sede la Direzione responsabile ha stabilito di ripristinare la primitiva organizzazione. Quando nel 1950 fu compiuta l’estrazione delle pratiche dei dipendenti, fu aperta per ciascuno una pratica direttamente dall’Ufficio del Personale, contraddistinta dal “bordo aragosta” e identificata dal numero di matricola, che venne a raccogliere tutte le pratiche precedenti normalmente aperte dal protocollo e con classificazione determinata dal ruolo ricoperto, seguito da cognome e nome.
Il personale d’archivio, su indicazione della Direzione, ha effettuato preliminarmente al presente intervento, l’estrazione delle pratiche dei dipendenti in base alla classificazione originaria, separando quindi le pratiche aperte prima dell’adozione delle papele “bordo aragosta” da parte dell’Ufficio personale.

Compilatori

  • Paola Bianchi
  • Daniela Bellettati