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Ufficio del registro delle notificazioni

Ufficio del registro delle notificazioni (1459 - 1789)

Serie

All'ufficio del registro delle notificazioni(1) vengono presentati i testamenti e gli instrumenti di vario genere − compravendite, contratti di livello, sindacati dei comuni, ecc. − che sono "carenti delle debite solennità", cioè delle sottoscrizioni dei secondi notai(2). La registrazione da parte dei notai deputati a questo ufficio conferisce loro piena validità, ponendo così rimedio a quel difetto formale.

La prima menzione dell'ufficio è contenuta negli statuti del 1422. Tuttte le redazioni(3) successive apportarono modifiche non sostanziali. Di particolare importanza appare però la cura con cui, nel 1422, si disponeva della custodia dei registri: essi dovono essere conservati in uno scrigno o un armadio nella sagrestia nella chiesa di S. Maria Maggiore, di cui devono tenere una chiave un membro del collegio dei giudici e uno del collegio dei procuratori, entrambi incaricati di questo compito per un anno. Nell'edizione a stampa degli statuti del 1727(4) si dice che i rettori devono annualmente eleggere due notai di "buona fama" e residenti a Bergamo per la "denotatione et descriptione" su due registri pergamenacei degli instrumenti notarili: in uno i testamenti e i contratti che venivano stipulati, nell'altro i contratti che vengono rescissi ("distractus")(5). Per gli instrumenti rogati nella città, il termine concesso per la presentazione all'ufficio è di due mesi dalla data dell'atto, per quelli rogati nel territorio e nelle valli di tre mesi. La registrazione dell'atto contempla la trascrizione integrale, la data, completa di indizione, e il notaio rogatario, seguiti dalla data della presentazione; una volta scritta, deve venir letta in presenza di due testimoni che conoscono il notaio, e infine sottoscritta col segno di tabellionato dai due notai deputati all'ufficio. Nel caso l'atto principale sia andato perduto, la registrazione ne conserva l'identico valore. La tariffa d'ufficio è fissata in 10 soldi imperiali per ogni mezza pagina di registro. E' poi indicato espressamente, in un capitolo a parte, che questi strumenti non appartengono a quelli per i quali gli statuti richiedono la presenza dei secondi notai, per i quali i notai dello stesso ufficio avrebbero dovuto approntare due altri registri(6).

La regolamentazione contenuta negli statuti non sembra essere stata sempre osservata, perché il 13 luglio 1566 una deliberazione del consiglio maggiore(7) la riformò, nel tentativo di farla rispettare più rigorosamente. Essa si sofferma in particolare su un punto, del quale sottolinea la novità delle disposizioni rispetto al costume passato: gli statuti non vengono modificati, "salvo quod post hac ea de causa alii, ut solebat, non elligentur notarii sed ipsimet qui officio registri pro tempore, ut premittitur, deputabuntur munus etiam registrandorum instrumentorum huiusmodi ad sanandos deffectus exercebunt, mercede ex statutis ipsis taxata et iuxta modum hactenus observatum"(8). Ciò fa pensare che si sia instaurato precedentemente l'uso di rivolgersi a notai privati per sostituire i secondi notai assenti. In effetti, una sommaria verifica nell'archivio notarile rivela la presenza delle sottoscrizioni dei notai dell'ufficio in alcuni atti rogati a partire dalla fine del '500 e la loro totale assenza negli atti del periodo precedente al 1566(9). Nella stessa parte si vieta ai notai dell'ufficio di rilasciare copie degli atti, salvo che ai notai rogatari, probabilmente per tutelare i proventi che derivano loro dal rilascio di ogni copia; questo fa pensare che i notai rogatari cercassero di sottrarsi all'obbligo di far registrare i documenti per motivi di convenienza economica. La parte modifica leggermente anche le modalità dell'elezione dei notai all'ufficio, per la quale sembra aver instaurato l'uso effettivo: è prevista l'elezione di quattro notai nel collegio notarile(10), che abbiano più di trent'anni e siano stimati i più idonei alla carica; tra di essi il consiglio maggiore compie un ulteriore selezione di due deputati, incaricati per un biennio e rieletti ogni anno alla fine del loro mandato. In realtà dai registri risulta che entrambi i notai vengono sostituiti annualmente e le delibere dimostrano che la loro elezione avveniva nei primi mesi dell'anno.

Esiste in realtà tutta una serie di proclami(11) che tentano d'imporre un' osservanza più rigorosa degli statuti, specialmente per porre rimedio alle difficoltà causate dallo smarrimento − più o meno fortuito − dei documenti, ma il fatto che ricorressano lungo tutto l'arco dell'antico regime fa pensare ad una loro scarsa efficacia. Del proclama del 17 giugno 1757 è interessante notare la precisazione delle modalità di pagamento delle tariffe d'ufficio: "E perché questo particolare requisito (…) che resta ingionto a cadauno de Nodari non rissulti a loro aggravio per la contribuzione, che è stata decretata di soldi quattro per ciascheduno de contraenti al Deputato dell'Officio medesimo doveranno esigerli li rispettivi Nodari (…) nell'atto stesso, che fanno li rogiti, da contraenti, restando in ogni modo sempre obligati detti Nodari a tale contribuzione al deputato della presentazione, che fanno al medesimo, di dette Polizze".

La serie si è conservata quasi integralmente. Nell'inventario settecentesco dell'archivio comunale sono elencati trentanove registri e quattordici rubriche, che coprono un arco cronologico che va dal 1459 al 1737. Sono andati persi i primi cinque registri e l'ultimo, ma tra le quattro rubriche rimasteci, la prima fa riferimento a quei cinque registri, fornendo così un elenco degli atti la cui registrazione non ci è pervenuta.

Alla serie è stato accluso un volume di atti originali o in copia redatti tra il 1484 e il 1789 presentati alla cancelleria della città per esservi registrati.

I registri sono intitolati con vere formule che esprimono chiaramente la loro destinazione a contenere testamenti e instrumenti "debitis solemnitatibus carentium". Di ogni atto riportano l'intero testo con la citazione dei testimoni, la data e la sottoscrizione del notaio rogatario, cui segue la data della registrazione e il nome del notaio che lo ha presentato all'ufficio. Non sempre i notai dell'ufficio sottoscrivono entrambi tutte le registrazioni: a volte lo fa un notaio solo, citando il collega e a volte la sottoscrizione segue l'intero gruppo di instrumenti registrati. Spesso è detto esplicitamente che viene "sanato" il "difetto" della mancanza dei secondi no

Codici identificativi:

  • MIBA002FB5 (PLAIN) | Annotazioni: Verificato il 18/10/2013