Progetto di riordino e inventariazione della documentazione dell'U.O Tecnico Patrimoniale dell'istituto (2019-2021)

Tipologia d'intervento: riordino - concluso

Oggetto del presente progetto di riordino e inventariazione è il materiale documentario, datato 2000-2013, proveniente dall’U. O. Tecnico patrimoniale dell’Istituto zooprofilattico sperimentale della Lombardia e dell’Emilia Romagna.
La documentazione si riferisce principalmente ai lavori di realizzazione delle sedi provinciali diagnostiche dell’istituto e ai lavori di manutenzione, ristrutturazione e ampliamento degli edifici presso la sede di Brescia.
Prima di procedere al riordino e alla schedatura degli atti è stato realizzato un primo intervento di scarto che è stato approvato dalla Soprintendenza archivistica e bibliografica della Lombardia in data 26.11.2020 prot. N. 5588.
Successivamente si è passati allo sfoltimento dei fascicoli. Tale operazione ha portato alla compilazione di un ulteriore elenco di scarto che verrà sottoposto al vaglio della Soprintendenza per l’ottenimento del nulla osta allo scarto. Attraverso quest’operazione sono stati eliminati quei documenti che hanno esaurito la loro validità giuridica e/o amministrativa e che, allo stesso tempo, non sono considerati di rilevanza storica tale da renderne opportuna la conservazione illimitata. L’eliminazione si rende necessaria per una ordinata tenuta dell’archivio che eviti l’accumulo di masse ingenti di documentazione effimera. E’ un’operazione culturale mediante la quale si selezionano le fonti storiche che verranno utilizzate in futuro per conoscere il nostro presente.
Dato che l’identificazione della documentazione da scartare è un’operazione molto delicata e decisiva per la selezione delle fonti per la futura ricerca storica, essa è stata realizzata mediante il supporto del massimario di selezione o scarto, approvato dall’istituto nel 2003, nel quale sono indicati i tempi di conservazione per tipologia di documenti di ogni singola categoria del piano di classificazione.
La funzione del massimario di scarto è quella di stabilire criteri e regole il più possibile oggettivi e di evitare il rischio di scelte non coerenti o arbitrarie nella fase di individuazione dei documenti da eliminare.

Conclusa l’operazione di scarto è stato avviato l’intervento di riordino della documentazione. Le carte sono state ordinate cronologicamente , all’interno di ogni singolo fascicolo, e, contemporaneamente si è proceduto, come già affermato, allo sfoltimento dei fascicoli ovvero alla eliminazione di documenti non considerati di rilevanza storica tale da renderne opportuna la conservazione illimitata. Si è inoltre proceduto alla rimozione di parti metalliche (graffette, spilli, pinze), cartellette in plastica, elastici e materiale non idonei alla conservazione della documentazione cartacea.
E’ stato ricondotto il materiale rinvenuto a serie già esistenti e sono state aggiornate le relative schede introduttive.
I criteri di riordino adottati per questa sezione d’archivio sono quelli impartiti dalla Soprintendenza archivistica e bibliografica della Lombardia con nota del 11.07.2016 prot. n. 3507.
I fascicoli sono stati ricondotti alle rispettive classificazioni (titolo, classe, fascicolo), previste dal titolario adottato dall’istituto nel 2003, e sono stati ordinati secondo l’anno di chiusura.
Nell’anno 2010, con l’adozione del nuovo titolario da parte dell’ente, i fascicoli hanno subito una modifica di classificazione. Ovvero per i fascicoli aperti e non conclusi precedentemente all’anno di adozione del nuovo titolario, nel campo “Note dell’archivista” del programma Archimista versione 3.1 utilizzato per la compilazione dell’inventario, è stata indicata la nuova classificazione conferita al fascicolo. Per i fascicoli di progetti complessi, sempre nel campo “Note dell’archivista” sono stati indicati tutti i numeri dei fascicoli afferenti il progetto stesso.
Inoltre data la complessità e la vastità del materiale documentario dei progetti relativi alla costruzione di una “Scatola chiusa” nel Palazzo Giallo presso la sede di Brescia, alla realizzazione della nuova sezione di Bergamo e alla realizzazione della nuova sezione di Pavia i fascicoli degli stessi sono stati ordinati e schedati secondo l’anno di apertura avendo premura di indicare nel campo “Note dell’archivista” tutti i numeri dei fascicoli sui si riferiscono i progetti stessi.
La segnatura definitiva, alle singole serie, verrà apposta solo dopo l’approvazione dell’inventario da parte della Soprintendenza archivistica e bibliografica della Lombardia.
Anche le etichette esterne ed interne saranno posizionate sulle buste e sui fascicoli solo dopo l’approvazione dell’inventario da parte della soprintendenza competente per territorio.

Annotazioni

Elenchi di consistenza e inventario approvati dalla Soprintendenza archivistica e bibliografica della Lombardia con nota ns. prot. n. 21188 del 31.8.2021.

Responsabili

  • EBLA Coop [responsabile scientifico]
  • Daniela Mondoni [responsabile operativo]