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Fondazione Giuseppe Verdi - 1. Protocollo generale

Fondazione Giuseppe Verdi - 1. Protocollo generale (1861 giugno 9 - 2004 dicembre 31)

7.437 unità archivistiche di primo livello collegate

Sezione

Consistenza archivistica: fascc. 7678 conservati in bb. 323; regg. 61; voll. 30

Il Protocollo Generale raccoglie i fascicoli riguardanti la costruzione dello stabile (documenti prodotti e acquisiti dalla "Fabbrica del Ricovero per Musicisti", raccolti a partire dal 1896 dalla Direzione dei lavori, preesistente alla stessa costituzione della Casa di Riposo per Musicisti), l'istituzione dell'opera pia, il patrimonio costituito dal lascito di Giuseppe Verdi e dalle successive donazioni dei benefattori, statuti, regolamenti, pianta organica, l'attività del Consiglio di Amministrazione, la gestione, la contabilità, il personale, le richieste di sussidi straordinari, la presenza degli ospiti nella casa di riposo, i lavori di ampliamento e manutenzione dell'edificio, gli immobili di proprietà dell'ente e i loro affittuari. Nei casi in cui vi siano fascicoli vuoti, negli estremi cronologici è stata riportata la data di registrazione.

Nonostante la Fondazione sia sorta nel 1899, la maggioranza dei documenti sono prodotti e acquisiti dalla seconda metà del 1902, periodo nel quale accedono nella casa di riposo i primi ospiti.

Tra i fascicoli del Protocollo Generale si trovano talora alcuni documenti prodotti e acquisiti dalla Fondazione Arrigo Boito. In questi casi la presenza di tali materiali è opportunamente segnalata nella descrizione delle serie.

Storia archivistica:

L¿organizzazione e la tenuta delle carte fu una immediata preoccupazione dei primi amministratori della Casa di Riposo. Oltre a utilizzare il protocollo per la registrazione dei fascicoli a partire proprio da quello relativo all¿atto costitutivo, fino dal marzo del 1904 (quindi a meno di due anni dall¿accoglimento dei primi ospiti) ci si attivò per introdurre un nuovo sistema di classificazione, operazione che comportò anche il riesame (concluso nel febbraio 1906) di tutte le pratiche allora presenti, raccolte alla fine di quell’anno in quarantotto buste. La revisione e il nuovo ordinamento furono realizzate con la collaborazione di Riccardo Macchi, archivista del Pio Albergo Trivulzio. In origine erano previste nove “rubriche” (Amministrazione, Attività, Cripta, Economia, Museo, Oratorio, Origine e Dotazione, Passività, Ricoverati) che nel tempo subirono diversi accorpamenti mantenendo una suddivisione su sei titoli principali (Origine e dotazione, Amministrazione, Economato, Attività, Passività, Ospiti). Tali “rubriche” o titoli sono state ulteriormente articolate in varie voci secondo una struttura a più livelli (cosiddetti “capitoli” e “fascetti”) che si è andata formando sulla base delle concrete esigenze amministrative.

In genere i fascicoli erano registrati cronologicamente in appositi protocolli (protocollo generale e protocollo di beneficenza) ad eccezione di alcune serie come, ad esempio, i verbali delle delibere del Consiglio di Amministrazione.

La prassi in genere prevedeva che ogni documento riportasse il numero di protocollo generale del fascicolo che lo raccoglieva, formato da un numero progressivo annuale e dall’anno. Sulla camicia del fascicolo poi il documento veniva registrato in ordine progressivo di inserimento come “allegato” al fascicolo (a partire da 1), sulla base della data di presentazione. Anche questo secondo numero veniva riportato sul documento. Si segnala che talvolta diversi documenti riportano lo stesso numero di allegato.

Il fascicolo, oltre all’elenco dei documenti registrati, riportava una serie di annotazioni all’interno rispetto alle varie notizie e decisioni relative all’affare trattato. Questa modalità di “lavorare” la pratica, trascrivendo puntualmente l’iter svolto, la riscontriamo anche nei casi dove il fascicolo non contiene alcun documento e non riporta alcuna registrazione di allegati.

In altri casi i fascicoli non contengono alcun documento nonostante ne sia indicata la presenza originaria sulla carpetta, probabilmente a causa di alcuni spostamenti in altri fascicoli.

Peraltro abbiamo casi di fascicoli vuoti che non riportano neanche note interne. In genere negli anni riportano la data 1 gennaio, lo stesso numero di fascicolo, la medesima classificazione. È presumibile che in questi casi il primo giorno di ogni anno alcuni fascicoli relativi a un particolare oggetto fossero registrati, ma successivamente non fossero prodotti né acquisiti documenti in merito ne fossero registrate attività di rilievo.

La prassi di registrare i fascicoli, la riscontriamo per l’intero periodo 1899 – 2004, mentre la classificazione d’archivio non è più riportata nei registri di protocollo né sui fascicoli grosso modo a partire dalla seconda metà degli anni Cinquanta del Novecento.

Negli anni i fascicoli hanno subito diverse operazioni di riorganizzazione, con lo spostamento di documenti da un fascicolo a un altro, con la rielaborazione delle voci di titolario, con l’aggregazione di fascicoli classificati in modo diverso, infine con l’ulteriore attribuzione di una nota dorsale sui faldoni rispondente a un ulteriore revisione della classificazione.

La maggior parte dei documenti di questa sezione era collocata in un locale denominato “Archivio”, appositamente allestito sin dal 3 giugno 1904, sito al piano rialzato della Casa. Qui era conservata in 240 faldoni, distribuita su apposite scaffalature lungo ca. 35 ml. I documenti riguardanti la contabilità (in particolare bilanci preventivi, recapiti di cassa, consuntivi) si trovavano in un locale sotterraneo della Casa destinato all’archivio. Qui erano conservati in faldoni distribuiti su apposite scaffalature lungo ca. 20 ml.

Una parte meno consistente di documenti di questa sezione si trovava conservata in vari locali della Casa.

I documenti sono stati ridisposti a partire dallo schema di classificazione originario, integrato di alcune voci a seguito delle operazioni di riordino.

Il Protocollo Generale è stato riordinato nella struttura che segue:

1. ORIGINE E DOTAZIONE

2. PATRIMONIO

3. EREDITÀ, LEGATI, DONAZIONI

4. AMMINISTRAZIONE

5. PERSONALE

6. ECONOMATO

7. ATTIVITÀ

8. PASSIVITÀ

9. OSPITI

10. MEMORIE DEL PRESIDENTE SELETTI

Ogni fascicolo riporta sulle carpette prestampate:

- intestazione

- numero (è il numero progressivo di fascicolo, che parte da 1 ogni anno, riportato sul registro di protocollo)

- data di presentazione (è la data di registrazione del fascicolo)

- esibente

- oggetto

- allegati (è l’elenco numerato dei documenti conservati nel fascicolo)

- classificazione d’archivio

Codici identificativi:

  • MIBA01EE10 (PLAIN) | Annotazioni: Verificato il 18/10/2013

Soggetti conservatori

Soggetti produttori

Compilatori

  • Gianluca Perondi (Archivista)
  • Rocco Marzulli (archivista)