Teatro dell'Elfo S.C. Impresa Sociale

Teatro dell'Elfo S.C. Impresa Sociale (1974 -)

Archivio

Metri lineari: 80.0

L’archivio del teatro Elfo Puccini è composto dalla documentazione prodotta e/o raccolta dal teatro durante lo svolgimento della propria attività, avviata nel 1974 e tutt'ora in corso.
Sono individuabili due nuclei omogenei di materiali: la documentazione amministrativa e la documentazione di produzione teatrale.

La documentazione amministrativa è conservata presso gli uffici dell’Elfo Puccini in circa 200 buste e 75 scatole, a partire dal 1974; all’esterno di ciascuna busta o scatola è presente una etichetta che ne riporta il contenuto e l’anno solare di riferimento. Si conservano le scritture notarili e contabili, i verbali degli organi direttivi e amministrativi dal 1974. Le fatture e i listini paga si conservano in buste in ordine cronologico per anno solare fino al decorrere dei termini di legge, scaduti i quali vengono eliminati.
A titolo di esempio si indicano alcune delle serie individuate, tutte conservate dal 1974: "note spese"; "fatture clienti"; "giustificativi"; "dichiarazioni dei redditi"; "fornitori"; "prestazioni occasionali"; "banca"; "BNL". Si conservano inoltre i fascicoli del personale.

La corrispondenza cartacea si conserva dal 1974 al 2008 circa, dentro buste divise in “corrispondenza in entrata” e “corrispondenza in uscita”, non esiste un protocollo. La corrispondenza successiva al 2008 è in formato digitale, ciascun dipendente ha un indirizzo di posta elettronica personale. Periodicamente vengono effettuati back−up sui server locali, uno dei quali è interamente dedicato all’amministrazione per la contabilità e la gestione delle paghe.

Si conservano 27 buste “Disegni impianti” che raccolgono i disegni tecnici e le piante del teatro.

Nel locale utilizzato come magazzino, si conserva l’archivio promozione che raccoglie in buste in ordine cronologico, i calendari delle stagioni teatrali e la documentazione dei costi per ogni spettacolo prodotto dal 1985 circa a oggi. I materiali nelle buste sono raccolti in fascicoli per spettacolo.

I server permettono la condivisione delle cartelle di lavoro tra i diversi uffici. In particolare si segnalano alcune delle macro−cartelle in cui è organizzato l’ambiente di lavoro digitale:
“Bacheca”; “Produzione”; “Amministrazione”; “Calendari”; “Biglietteria”.
Alcune cartelle sono visibili solamente da alcuni settori del teatro mentre altre sono ad accesso libero per tutto il personale.

La documentazione di produzione teatrale si conserva nei locali dell'Elfo Puccini e si distingue in documentazione degli spettacoli ospitati e documentazione degli spettacoli prodotti dal teatro.

Quando viene conservata documentazione degli spettacoli ospitati viene creato un fascicolo in cui sono inseriti tutti i materiali a esso relativi: documentazione amministrativa, cartoline promozionali, programma di sala se prodotto, locandina se prodotta. Non viene creato un fascicolo per ogni spettacolo, la serie quindi copre un arco cronologico dal 1974 al 2014 ma non è continuativa.

Per gli spettacoli prodotti si conservano diverse serie per tipologie di materiali:

Copioni 1974−2014:
Si conservano circa 100 fascicoli con i copioni cartacei di spettacoli prodotti dal 1974 al 2005. I copioni sono in ordine alfabetico per titolo dell’opera e insieme al copione definitivo spesso sono presenti anche i copioni utilizzati, dai tecnici con le indicazione delle luci, delle musiche e del lavoro dei macchinisti, le piante del palcoscenico, le stampe memorie luci e a volte anche i CD con le musiche di scena.
Dall’inizio degli anni 2000 al 2005 i copioni si conservano anche in digitale nella sottocartella “copioni” della cartella “Produzione”, dal 2005 si conservano solo in digitale nella stessa cartella.

Programmi di sala 1974−2014:
Si conservano i programmi di sala cartacei degli spettacoli prodotti dal teatro, fino al 2005 circa, in buste, per stagioni teatrali, con etichetta esterna che ne riporta il contenuto. I programmi di sala dal 2005 a oggi si conservano in digitale nella macro−cartella “Produzione”.
Non esiste uno strumento di corredo per la serie.

Rassegna stampa 1974−2014:
La rassegna stampa si conserva in originale in formato cartaceo dal 1974 al 2005, in buste per stagione teatrale con la divisione tra spettacoli prodotti e spettacoli ospitati dal teatro. La rassegna stampa degli ultimi 10 anni si conserva in digitale sui server in cartelle per stagione teatrale e sottocartelle per spettacolo. È attivo un abbonamento a L’Eco della Stampa e dal 2013 gli articoli di stampa, suddivisi per stagione, sono registrati su un foglio di calcolo elettronico in formato Excel.
Per la stagione 2012/2013 era stato avviato anche un progetto per collegare i record della tabella excel ai relativi articoli in formato PDF tramite un hyperlink, il progetto attualmente è stato interrotto.
Non esiste uno strumento di corredo per la serie.

Manifesti e locandine 1974−2014:
Si conservano circa 2 metri lineari di locandine (alcune in cornici, altre arrotolate), degli spettacoli prodotti dal 1974 a oggi. Spesso si conservano più copie della stessa locandina.

Materiale fotografico 1974−2014:
La documentazione fotografica conservata è ordinata per spettacolo: tutto il materiale in originale relativo ad una produzione (positivi, negativi, diapositive) è raccolto in una scatola con una etichetta che riporta la stagione teatrale, il titolo e il nome del fotografo. Dal 2005 circa, le fotografie degli spettacoli prodotti si conservano in digitale, su server, in cartelle con il titolo dello spettacolo. Su server si conservano anche le digitalizzazioni di fotografie nate in analogico, per essere inserite in pubblicazioni riguardanti il teatro.
I materiali fotografici, eventualmente esistenti, per gli spettacoli ospitati, sono invece conservati nei fascicoli relativi che contengono tutti i materiali.
Non esiste uno strumento di corredo per la serie.

Materiale audiovisivo 1974−2014:
Si conservano 123 DVD e 200 VHS, Betacam e mini−dv degli spettacoli prodotti dal teatro dal 1985 circa a oggi.
È presente un elenco in formato excel di tutti i video posseduti con l’indicazione del tipo di supporto, la data della ripresa, il titolo dello spettacolo, il cast e il regista , la sala dove è avvenuta la rappresentazione.
I video sono individuati da una doppia numerazione: una più vecchia, oggi non più utilizzata, che rimane per i supporti più vecchi (VHS, Betacam, Mini−dv), e una nuova numerazione che comprende solo i DVD.

Buste denominate "tecnici" 1985−2014:
Si conservano circa 3 metri lineari di buste "tecnici" che contengono documentazione riguardante gli spettacoli prodotti dal teatro dal 1985 a oggi. Le buste sono ordinate cronologicamente e ognuna contiene le schede tecniche di uno spettacolo: memorie luci, pianta delle luci e tipologie dei fari, sequenze dei passaggi di luci, copioni con appunti di regia e luci. Non ci sono elenchi ma sui faldoni c’è l’indicazione del titolo dello spettacolo.

Storia archivistica:

L’archivio del Teatro Elfo Puccini ha seguito il teatro durante gli spostamenti di sede dal 1974 a oggi.
Attualmente si trova negli uffici del teatro e si possono individuare tre spazi di deposito della documentazione: un magazzino minore in cui viene conservata la documentazione amministrativa e di produzione teatrale degli ultimi 10 anni, un magazzino più grande che contiene la documentazione antecedente il 2004 e 75 scatole con i materiali provenienti dal teatro di Portaromana che non sono stati riordinati.
I materiali sono in buono stato di conservazione.
La consultazione della documentazione è permessa, previa richiesta al teatro e con l’assistenza del personale, poiché l’archivio non è ordinato.

Nota dell'archivista:

I dati descrittivi del complesso archivistico costituiscono una sintesi delle rilevazioni compiute durante il sopralluogo avvenuto in data 18 marzo 2014 e non riproducono la disposizione fisica dei materiali.

Lingua della documentazione:

Documentazione collegata:

Si conservano circa 4 metri lineari di volumi non catalogati di vario argomento.

Le scenografie e gli oggetti di scena di alcuni degli spettacoli sono conservati presso un magazzino sito nel Comune di Vaprio d’Adda. Non si conservano tutte le scenografie per problemi di spazio.

I costumi sono conservati presso la sartoria nel teatro. Non si conservano tutti i costumi e alcuni vengono poi riutilizzati o trasformati per spettacoli successivi.

I video degli spettacoli prodotti dal teatro nelle ultime due stagioni sono stati caricati sulla piattaforma VIMEO e sono consultabili on-line anche da utenti che abbiano richiesto ed ottenuto la password di accesso al profilo dell’Elfo Puccini dal teatro.

Condizione di accesso:

accessibile previa autorizzazione

Note alla condizione di accesso:

La consultazione della documentazione è permessa, previa richiesta al teatro e con l’assistenza del personale

Stato di conservazione:

buono